Hvad menes der med eksterne dokumenter, og hvordan styres de?

 

I ISO 9001:2008 pkt. 4.2.3 f) hedder det:

Der skal udarbejdes en dokumenteret procedure for at definere den nødvendige styring for at sikre, at dokumenter fra eksterne kilder, som virksomheden har bestemt er nødvendige for planlægning af kvalitetsledelsessystemet og dets funktion, identificeres, og at udsendelsen styres.

Eksterne dokumenter er først og fremmest lov- og myndighedskrav samt normer og standarder. 

Lov- og myndighedskrav kan fx være ...

  • Lavspændingsdirektivet for en virksomhed, der producerer elektronik, der markedsføres i Europa
  • Maskindirektivet for en virkdomhed, der fremstiller maskiner med bevægelige dele til Europa
  • AT bekendtgørelse 629 for virksomheder, der udfører serviceeftersyn på lifte
  • Persondataloven for en virksomhed, der håndterer elektroniske persondata

Det er selvfølgelig vigtigt for alle virksomheder at overholde de lovkrav, man er omfattet af. For certificerede virksomheder gælder det tillige, at man skal have styr på selve lovteksterne. Det vil sige hvor de findes, og hvordan de sikres overholdt - også når de ændres. Jeg anbefaler, at man udarbejder en procedure, som lister de myndighedskrav, virksomheden er omfattet af. Dernæst skal proceduren beskrive, hvem der eventuelt er myndighed på loven, og om der er tilsyn. Proceduren skal også beskrive hvem, hvordan og hvor ofte det skal kontrolleres, at den noterede lovudgave stadig er gældende. Endelig skal det fremgå af proceduren, hvordan der skal tages action, når en lovtekst ændres. 

Det er nogenlunde samme krav for de normer og standarder, som virksomheden af en eller anden grund bekender sig til. Det kan være en standard, der definerer tolerancer på virksomhedens produktionstegninger. Eller en norm for beregning af produktionskapabilitet eller næringsindhold i en fødevare. Standarderne er relevante, når de anvendes markedsføringsmæssigt eller angiver en teknisk specifikation for et produkt eller en proces.

Som det fremgår, kan det være ligeså vigtigt at holde styr på normer og standarder som på myndighedskrav. Derfor kan man med fordel notere de relevante dokumenter i samme procedure som myndighedskravene, ligesom metoderne til overvågning og beredskab med fordel kan være de samme.