Hvordan og hvor ofte skal man gennemgå sine dokumenter i ledelsessystemet?

ISO9001/4.2.3 b) giver følgende krav:

Der skal udarbejdes en dokumenteret procedure for at definere den nødvendige styring for at gennemgå og efter behov ajourføre samt på ny godkende dokumenter.

Udfordringen er, at auditor skal kunne se, at gennemgangen er foretaget, hvornår den er udført, og hvem der har gjort det. En praktisk måde er at opdatere godkendelsesdatoen i det pågældende dokument, når det er tjekket. Hvis, og kun hvis, indholdet er ændret som følge af gennemgangen opdateres versionsnummeret tillige.

Hvor ofte skal det så gøres? Ligesom med intern audit er det helt præcise svar, at der ikke er nogle regler for det! Det betyder, at man skal argumentere for sin beslutning, notere den i dokumentstyringsproceduren og så ellers følge proceduren. Man kan sagtens variere sit valg, så frekvens for gennemgang er forskellig for forskellige dokumenttyper eller endda på enkelt dokument niveau.

Det allervigtigste er, at du sørger for at dokumenterne rent faktisk gennemgås ved det besluttede interval. Faktiske processer har det med at udvikle sig i praksis, men dokumentationen for dem gør det ikke automatisk. 

Eksterne dokumenter kræver en helt særlig styring - se mere her